Aumentar a produtividade é um desejo constante de muitos escritórios de contabilidade, mas os caminhos para chegar lá nem sempre são tão claros.
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O home office nunca foi um assunto tão popular quanto agora. Com ele, vieram também discussões muito importantes acerca da produtividade em casa, se era possível manter o mesmo nível de trabalho fora do escritório.
Mas esse também é um período em que a demanda dos escritórios contábeis que prestam serviço consultivo aumentou consideravelmente. Isso porque diversas empresas passaram a enxergar em uma correta gestão contábil a oportunidade de se recuperarem e enfrentarem a crise.
Isso quer dizer que a produtividade no trabalho não precisou apenas ser mantida no mesmo nível — ela precisou aumentar!
Sabemos que fazer isso não é uma tarefa fácil e, por isso, trouxemos hoje algumas dicas para aumentar a produtividade, desde pequenas estratégias até ferramentas robustas.
Neste artigo você vai ver:
- Pomodoro
- Identificar Obstáculos
- Automatizar Tarefas
- Parcerias com outros escritórios
Pomodoro
A técnica Pomodoro é uma técnica simples que promete maximizar a produtividade de quem usá-la.
Basicamente, você vai precisar de um cronômetro, pode ser o próprio do celular ou algum aplicativo (basta procurar por Pomodoro na loja de aplicativos do seu smartphone). Primeiramente, programe um tempo de 25 minutos. Durante esse tempo, você irá desenvolver suas atividades sem interrupções, dedicando toda a sua energia para encontrar as melhores soluções possíveis. Findado o tempo, tire um descanso de 5 minutos e reinicie o processo. Após 4 ciclos, faça uma pausa de 15 minutos.
Esse método trabalha com algo natural ao corpo humano, que é a produção da serotonina, conhecida como o hormônio da felicidade. Quando completamos pequenas metas e vencemos desafios a que nos propomos, o nosso corpo dá descargas desse hormônio, nos trazendo a sensação de prazer e bem-estar.
É por isso que essa estratégia de dividir uma tarefa grande em 4 ciclos de 25 minutos acaba sendo tão eficaz: são 4 descargas de serotonina. Somado a isso, ainda temos 35 minutos de pausa total, o que permite descansar os músculos e dar uma relaxada.
Identificar obstáculos
Se o seu escritório está enfrentando um aumento nas demandas, isso naturalmente significa dizer que os desafios também estão aumentando.
É importante que você saiba identificar exatamente quais são as dificuldades enfrentadas e, acima de tudo, saiba encontrar soluções para elas.
Para isso, “desenhe” todo o seu processo de trabalho atual, anotando quanto tempo cada tarefa demanda e como ela é solucionada. Em seguida, faça a mesma coisa, porém com o processo de trabalho que você considera ideal para o escritório atender às novas demandas.
Agora, compare ambos os desenhos e identifique quais são os pontos que não estão como o esperado e trace planos de melhorias para eles — e saiba que, em alguns casos, isso pode representar um certo investimento.
Por exemplo, se você identificar que há um acúmulo de demandas em uma só pessoa, você pode seguir de diversas formas, como capacitar algum outro colaborador para que ele possa agir também nessa função ou contratar alguém para isso.
Diferentemente de apenas contratar alguém para aumentar a sua força de trabalho, ao identificar obstáculos você consegue aumentar a produtividade, agindo de forma inteligente e pontual para alcançar os melhores resultados com menos esforço.
Automatizar tarefas
Se você identificar que houve um aumento considerável nas demandas do escritório, uma alternativa interessante pode ser a automatização de tarefas. Com isso, você pode substituir parte da “força braçal” pelo trabalho realizado por máquinas — é importante ressaltar que isso não quer dizer que você vai perder seus colaboradores, pelo contrário, é a oportunidade perfeita para capacitá-los para as novas tendências do mercado contábil.
Com isso, você pode aumentar a sua força de trabalho capacitada para atuar na solução dos maiores problemas dos seus clientes, dando vazão a uma maior quantidade de demandas.
Existem diversas formas de se automatizar tarefas dentro de um escritório, desde a emissão das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-E) até a utilização de sistemas mais robustos, como certos ERPs (Enterprise Resource Planning) que permitem uma gestão unificada de todos os processos contábeis dos clientes.
Parcerias com outros escritórios
Outra possibilidade de aumentar a produtividade encontra-se em formar parcerias com outros escritórios contábeis. Alguns podem lhe auxiliar, oferecendo serviços diferenciados ao seu portfólio, sem necessariamente precisar de um aumento na equipe.
Para seguir as tendências do mercado contábil, é preciso muitas vezes estender a mão a esses outros escritórios — que não necessariamente fazem parte da concorrência. Isso porque, em empresas como a Dr. Fiscal, o escritório que se torna um franqueado da marca tem o trabalho de vender a ideia para os clientes e o nosso software realiza uma varredura dos últimos 60 meses de escrituração fiscal da empresa, em busca de valores pagos a mais, ou indevidamente, e que possam ser recuperados.
A grande vantagem é que você pode aumentar as entregas do seu escritório sem, necessariamente, aumentar a quantidade de funcionários nem, tampouco, depreciar alguns projetos em favorecimento de outros.
