Obrigações acessórias: por que devo conhecê-las?

18 de fevereiro de 2021 às 17:39

Obrigações acessórias fazem parte de uma série de deveres administrativos a serem cumpridos pelas empresas. Para evitar problemas com o Fisco, é fundamental observar os vencimentos destes encargos.

Acessórios geralmente são opcionais, não é mesmo? Ninguém precisa de um brinco para sair de casa. Da mesma forma, as pulseiras, os colares e os anéis não são indispensáveis no dia a dia.

Mas essa lógica não vale para as chamadas obrigações acessórias Longe de serem opcionais, elas fazem parte de uma série de deveres administrativos a serem cumpridos pelas empresas. Por isso, para evitar problemas com o Fisco, é importante estar atento aos dias de vencimento destes encargos.

E, neste texto, nós iremos lhe contar tudo o que você precisa saber sobre elas.

Neste artigo você vai ver:

O que são obrigações acessórias?
Qual a diferença entre obrigação tributária e obrigação acessória?
Obrigações acessórias e os diferentes regimes de tributação
Quais obrigações acessórias fazem parte de todos os regimes tributários?
Obrigações acessórias do Simples Nacional
Obrigações acessórias do Lucro Presumido
Obrigações acessórias do Lucro Real
Como saber as datas do cumprimento das obrigações acessórias?
O que acontece se eu não cumprir as obrigações acessórias?
Por que as obrigações acessórias são importantes?

O que são obrigações acessórias?

As obrigações acessórias fazem parte do dever administrativo das empresas e visam gerenciar o cumprimento das demandas exigidas por um tributo conhecido como obrigação principal. São declarações mensais, trimestrais ou anuais que fornecem aos órgãos fiscalizadores todas as informações necessárias para confirmar que o pagamento de impostos foi realizado de forma correta.

Quer um exemplo prático de obrigação acessória? As notas fiscais. Elas confirmam que, ao adquirir um produto ou serviço, você realizou o pagamento da tributação existente sobre ele. Ao serem enviados para os governos federais, estaduais e municipais, estes comprovantes repassam informações sociais e financeiras sobre todos os segmentos da economia nacional.

As informações contidas nas obrigações acessórias esclarecem para o governo informações sobre receita, impostos, folhas de pagamento e encargos gerados. Dessa forma, é possível identificar falhas tributárias e reduzir fraudes nas declarações fiscais.

Hoje em dia, as obrigações acessórias passaram a ser entregues, na maior parte das vezes, de forma digital, através de plataformas como o eSocial e outras iniciativas do governo.

Antes de encerrarmos nossa explicação inicial, precisamos esclarecer um ponto curioso sobre estes pagamentos: eles não precisam ser, necessariamente, realizados pelos contadores. Estas atividades são simples e podem ser feitas pelo próprio empresário.

Qual a diferença entre obrigação tributária e obrigação acessória?

As obrigações tributárias representam o pagamento do próprio tributo — taxas, impostos, contribuições e outros pagamentos fiscais realizados pelas empresas.

Já as obrigações acessórias agrupam e documentam todos pagamentos realizados por cada tributo. Ou seja: são elas que permitem visualizar a movimentação de impostos em um negócio.

Obrigações acessórias e os diferentes regimes de tributação

No Brasil, existem diferentes regimes de tributação. Da mesma forma, cada um deles possui obrigações acessórias distintas. Elas são divididas entre mensais e anuais e podem se configurar como formulários para preenchimento, relatórios ou livros de registro.

O regime tributário do Lucro Real é um dos que mais possui obrigações acessórias: são treze no total. Já no regime do Lucro Presumido, existem doze. Para o Simples Nacional, elas são mais simples, consistindo basicamente em uma declaração anual, uma mensal e registros em livros.

Vale salientar que, mesmo nos casos das empresas que possuem isenções para certos tributos, o cumprimento delas ainda é obrigatório.

Em seguida, falaremos sobre as obrigações acessórias válidas para cada regime tributário.

Quais obrigações acessórias fazem parte de todos os regimes tributários?

Embora existam obrigações acessórias específicas para quem está enquadrado em um determinado regime tributário, também existem aquelas que se aplicam a todos os contribuintes, sem exceção:

EFD ICMS/IPI (válida para todos os regimes tributários);
SEFIP/GFIP (válida para todos os regimes tributários);
CAGED (válida para todos os regimes tributários);
ECD (obrigatoriamente válida para Lucro Real e Lucro Presumido; facultativa para Simples Nacional);
ECF (válida para todos os regimes tributários);
DIRF (válida para todos os regimes tributários);
RAIS (válida todos os regimes tributários).

Obrigações acessórias do Simples Nacional

Para as empresas enquadradas no Simples Nacional, são válidas as seguintes obrigações acessórias:

DEFIS: a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais é entregue todos os anos, até o dia 31 de março do período subsequente, e comprovam para o Governo Federal que as empresas recolheram corretamente os tributos, além de relatar as despesas do ano analisado e outros detalhes;
DAS: o Documento de Arrecadação do Simples Nacional é calculado sobre o faturamento mensal das empresas. As empresas que não possuíram movimento dentro do mês analisado estão isentas;
DIRF: a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte deve ser enviada anualmente pelas empresas que fazem a retenção do imposto;
DESTDA: a Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação é uma obrigação mensal para micro e pequenas empresas. O objetivo é recolher ICMS das diferenças de alíquotas entre estados e substituição tributária.

É importante lembrar, é claro, das obrigações acessórias comuns que englobam o Simples Nacional e outros regimes tributários. São elas:

ECD (facultativa);
EFD ICMS/IPI;
SEFIP/GFIP;
ECF;
DIRF;
RAIS;
CAGED.

Obrigações acessórias do Lucro Presumido

Para os contribuintes do Lucro Presumido, se aplicam estas obrigações acessórias:

DES: a Declaração Eletrônica de Serviços é realizada em âmbito municipal e é destinada às empresas prestadoras de serviços. O documento auxilia na declaração de serviços prestados durante o mês;
DCTF: a Declaração de Débitos Tributários Federais é federal. Essa obrigação contempla informações referentes a impostos nacionais, como IRPJ e IRRF;
EFD Contribuições: essas obrigações são parte do Sistema Público de Escrituração Digital. O documento abrange a contribuição para o PIS/Pasep, da Cofins e a escrituração digital da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta;
SPED Fiscal: o sistema surgiu como uma iniciativa do governo para simplificar arquivamentos, envios e validações das obrigações fiscais. Através dessa plataforma, é possível encaminhar para a União as apurações de ICMS e IPI;
GIA Estadual: a Guia de Informações e Apuração de ICMS contém a apresentação das informações sobre os valores apurados do ICMS pelas empresas de forma mensal;
GIA – Substituição tributária: também conhecida como Guia de Informações e Apuração de ICMS-ST, essa obrigação acessória informa ao governo estadual as apurações que se referem ao ICMS-ST;
LFE: o Livro Fiscal Eletrônico é uma obrigação acessória válida apenas para as empresas de Brasília. O documento demonstra a apuração de ICMS para empresas que compram e vendem produtos, além do valor do ISS a recolher para empresas prestadoras de serviço;
SISCOSERV: o Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio controla os dados relativos aos serviços de exportações e importações.

Além dos pagamentos exclusivos realizados pelas empresas de Lucro Presumido, também são necessários os cumprimentos das obrigações acessórias comuns a outros regimes. São elas:

ECF;
DIRF;
RAIS;
CAGED;
ECD;
EFD ICMS/IPI;
SEFIP/GFIP.

Obrigações acessórias do Lucro Real

Algumas obrigações acessórias válidas para o Lucro Presumido são aplicadas às empresas que se encaixam ao Lucro Real. São elas:

DES;
GIA;
DCTF;
EFD Contribuições.

As empresas deste regime tributário também precisam estar atentas às obrigações exclusivas ao seu enquadramento fiscal:

SINTEGRA: o Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços é válido para os contribuintes sujeitos ao recolhimento de ICMS que utilizam o PED – Processamento Eletrônico de Dados para emitir documentos fiscais. É importante destacar que essa obrigação está desaparecendo após a implantação de sistemas mais modernos. Portanto, verifique a situação do seu estado;
EFD ICMS/IPI: esta obrigação substitui escrituração de alguns documentos em papel, como os registros de entradas e saídas, inventário, apurações do IPI e ICMS, entre outros;
SEFIP/GFIP: é uma declaração com informações trabalhistas, relativas ao FGTS e à previdência. A obrigação é necessária para todas as empresas, incluindo aquelas que não possuem funcionários registrados;
CAGED: o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados informa as demissões e admissões dos funcionários registrados pelo regime CLT de contratação;
ECD: a Escrituração Contábil Digital substitui as escriturações em papel para os livros diários e seus auxiliares, balancetes, entre outros;
ECF: a Escrituração Contábil Fiscal substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ);
DIRF: a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte é responsável por informar as retenções de impostos efetuadas nos pagamentos e recebimentos realizados pela empresa.
RAIS: a Relação Anual de Informações Sociais dá ao governo informações sobre as atividades trabalhistas no país;
DIRPF: a Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física é válida para os sócios de empresas que se adequam a esse sistema.

Como saber as datas do cumprimento das obrigações acessórias?

Com tantas obrigações tributárias assim, é fácil se perder. Mas pensando em lhe ajudar a ficar sempre em dia com o Fisco, a Doutor Fiscal produziu um material completo com as datas de pagamento de tributos e de declaração das obrigações acessórias válidas para 2021. Dessa forma, você consegue realizar os seus planejamentos fiscais sem riscos à sua empresa. Para acessar o material, clique aqui.

O que acontece se eu não cumprir as obrigações acessórias?

O Código Tributário Nacional estabelece que o não cumprimento da entrega das obrigações acessórias dentro dos prazos, assim como erros no documento, resultam em multas. Em casos ainda mais graves, como a não entrega da obrigação, há a possibilidade de aplicação de multa seguida da paralisação das atividades da empresa.

Por que as obrigações acessórias são importantes?

Cumprir as suas obrigações — principais ou acessórias — é fundamental para o sucesso de uma empresa. Dessa forma, é possível contribuir para um processo de fiscalização mais assertivo – diminuindo o índice de ações fraudulentas diante do Fisco.

Além disso, para que o seu negócio não corra o risco de sofrer alguma penalização fiscal relacionada a suas obrigações tributárias, é fundamental que o seu planejamento tributário seja eficiente. Os registros devem ser efetuados com precisão, e a apuração dos impostos deve ser realizada com base em todas as previsões legais vigentes.

Para garantir que tudo será feito da melhor forma possível, é possível que as empresas busquem por serviços de consultoria e assessoria especializados na área tributária para gerenciar todos os detalhes burocráticos do negócio.